退職届を郵送する際のポイントや注意点 封筒の入れ方や書き方を解説

退職する際に退職届を提出するべきですが、事情があり直接対面での提出が難しいことも考えられます。

どうしても退職届を対面で提出できない場合は郵送も可能です。

郵送する場合はどのように行動するべきでしょうか。

この記事では退職届を郵送する際の書き方やマナー、気を付けなければならないことを紹介します。

退職届を郵送する際の方法を知りたい、問題なく退職したいと考えている人はぜひ参考にしてください。

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退職届の郵送は可能

何かしらの事情があり、直接退職届を提出できないこともありますが、郵送で会社に送ることも可能です。

退職届は法律上必ず必要なものではありません。

口頭で退職する旨を伝えるのみでも意思表示として成立しますが、だからといって退職届を提出しなくてもいいという意味ではありません。

慣習やトラブル回避のためにも退職届の提出はしておくに越したことはないのです。

手渡しでも郵送でも正しい形で提出することで互いに気持ちよく退職することが望ましいでしょう。

退職届の郵送に必要なもの

退職届は履歴書と同様、ビジネス上重要な書類の1つでのため、修正テープや修正液などの使用は不可能です。

万が一失敗した時のために、無地の容姿や封筒は予備を用意しておくといいでしょう。

さらに、退職届を入れた封筒自体をそのまま郵送するのはマナー違反のため、退職届が入る程度の一回り大きな封筒も別途必要になります。

その他、郵便物を送る際の挨拶であり、何の目的をもって郵送したのかわかるようにするための添え状も必要になります。

表の文字は「退職願」ではなく「退職届」と書くようにしてください。

この2つは似て非なる言葉であり、場合によっては退職の撤回やトラブルのもとになってしまいます。

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退職届を郵送する際のポイント

退職届を郵送する際も手渡しの時と同様、守るべきマナーがあります。

郵送後に相手に不快感を与えないようにするためにも、守るべきマナーに則って退職届を作成し、郵送してください。

封筒は白色

退職届を入れるための封筒は、白色を使用してください。

白色の封筒は清潔な印象を与えることからフォーマルな場面で使用されるものです。

そのため、会社への退職の意思表示という重要な書類を入れるのに相応しいとされています。

一般的に見かける茶色の封筒は白色に比べるとコストが低く、通常業務で使用されることが多々あります。

茶色の封筒は社内用資料や事務書類など重要度がそこまで高くはないものを入れるものとされているため、退職届を入れるには適さないのです。

封筒の中身が見えないもの

退職届のやり取りですが、正式に決まるまでの間に社内の人に情報が漏れるのは望ましくありません。

退職届は機密事項かつ重要書類であるため、第三者に知られないよう細心の注意をはらう必要があります。

そのためにも、中身が透けない素材の封筒を使用するべきです。

白色は中身が透けやすい性質があるため、内側に紫色の薄い紙がついている二重封筒が適しています。

また、退職届は原則手渡しとされています。

万が一郵送する場合でも手渡しのルールに則り、赤枠の郵便番号欄がないものを使用してください。

用紙に合った封筒のサイズ

退職届の用紙	封筒サイズ
B5（182×257 mm）	長形4号（90×205 mm）
A4（210×297 mm）	長形3号（120×235 mm）

退職届を入れるための封筒は、用紙に適したサイズを用意してください。

大きすぎると不恰好であり、小さい場合中に入れている退職届が折れてしまうリスクがあるためです。

文具店や百円ショップなどでも簡単に手に入るため、退職届の用紙サイズに合わせて封筒サイズも最適なものを用意してください。

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退職届の封筒の書き方

退職届の封筒は真っ先に目に入るところだからこそ、第一印象として重要ともいえます。

退職届の封筒の書き方と気をつけるべき点は以下のとおりです。

封筒の表面

封筒の表には手渡しの時と同様、中央よりやや上の位置に大きめの文字ではっきりと退職届と記載してください。

郵送する際は郵送用の封筒に宛先住所や上司の氏名を書きます。

一方、退職届を入れている白い封筒自体には宛先は不要です。

封筒の裏面

封筒裏面には通常の郵便と同様、送り主の情報が必要になります。

裏面左下に所属部署名と自分のフルネームを記載しますが、封筒裏めにの左半分に納まるように書いてください。

白封筒は手渡しの時同様、封じる必要はありませんが上部のふたは折るのがマナーです。

ちなみに封筒は封をする・しないは専門家でも考え方や意見が分かれる部分ですので、どちらでも非常識とはなりません。

もし封をする場合は必ず「〆」の記号を使用し、一目で厳封したことがわかるようにしてください。

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退職届を封筒に入れる際のマナー

退職届を封筒に入れて郵送するまで気を抜いてはいけません。

退職届を封筒に正しく入れるために押さえておくべきポイントやコツは以下のとおりです。

退職届の折り方

退職届を折る際は文字が書いてある面を内側に、折り目はきっちりと真っ直ぐに三つ折りにしてください。

角と角を合わせて丁寧に折り、斜めにならないよう定規などを使用して綺麗に折ることをおすすめします。

手順は以下のとおりです。

封筒への入れ方

退職届の右上部分が封筒の右側に位置するように入れてください。

封筒に入れる際にも細心の注意をはらい、退職届が折れないように内側や折れ目などをよく確認しておく必要があります。

入れている最中にどこかで引っかかってしまった場合は力任せに入れようとせずに、一旦戻して入れ直すといいでしょう。

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郵送用封筒の書き方と入れ方

郵送用の封筒の宛名書きや入れ方にもルールがあります。

もしも間違えてしまうと、退職の旨が知られてしまうなどトラブルの原因になる場合があります。

退職届を入れた封筒を正しく送るための書き方や入れ方は以下のとおりです。

郵送用封筒の書き方

手渡しが原則の退職届を郵送する場合、郵送用封筒も必要になります。

郵送用封筒も退職届を入れている封筒同様、白色のものを使用して統一してください。

宛先には部署名のみならず直属の上司など退職届を渡すべき人の名前を記載します。

万が一個人名を記載せず部署名のみの場合、誰が開封するか分からず思わぬトラブルの原因となってしまいます。

さらに、開封できる人を限定し、退職について社内に広まるリスクを抑えるためにも、左下に赤字で「親展」と書くことも忘れないようにしましょう。

裏面は他の郵便同様、左下には自分の住所と氏名を忘れずに記入し封筒の封をして〆マークを書いてください。

郵送用封筒への入れ方

郵送の場合、挨拶と共に誰が何のためにどのような内容の書類を送ったのか伝えるための添え状が必要になります。

万が一封筒が透けたとしても退職願が入っていることが外から分からないように、封筒の表側に添え状、その下に退職届を入れてください。

添え状の文例は以下のとおりです。

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退職届を郵送する際のマナー

退職届をただ単に郵便で送ればいいというものではありません。

送る前に上司に伝える、窓口で内容証明で送る、郵送した後に連絡が入った際にはきちんと対応するなどが社会人としてのマナーです。

退職届を郵送する時とその後のマナーについては以下のとおりです。

事前に上司へ退職の意向を伝えておく

退職届を郵送する際は、あらかじめ上司に退職の意向を伝えておくべきです。

直接、もしくはメールや電話などで退職の意向を伝える際に会社へ行けない旨を相談し、郵送の可否について尋ねてください。

打診もなく対象届のみ送りつけるのは社会人としてマナー違反です。

上司に相談し、郵送での提出を認めてもらった上で郵送してください。

万が一に備えて郵便局窓口から郵送する

自分で切手を貼り、ポストに投函した場合、規格外サイズや重さなどが原因で料金不足となることがあります。

料金不足で退職届が戻ってきてしまわないよう、ポスト投函ではなく郵便局窓口からの郵送をおすすめします。

切手を貼らない状態で郵便局に持参し、料金を調べてもらった上で確実に届くように郵送するべきです。

内容証明での送付をする

普通郵便でも問題ありませんが、郵送時のトラブルや紛失に備えて内容証明での送付がおすすめです。

内容証明を利用することで、確実に送ったことが明らかになると同時に、内容文書の存在を証明することが可能となります。

内容証明は郵送の日時や差出人、宛先、郵送物の内容を差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する制度であり、普通郵便の送料に440円加算した金額で利用可能です。

「会社に確実に退職届を提出したい」「文書や郵便物の管理がルーズで不安がある」などの場合は内容証明郵便を利用するべきといえます。

退職届を郵送後も会社からの連絡は取ること

退職届を郵送して終わりではありません。

退職届を郵送した後も、会社側でやるべき様々な手続きが残されているため必要な連絡がきた際は対応するようにしてください。

万が一書類や手続きに不備があった場合、失業保険や社会保険関係の手続きが遅れる、手続きができなくなる恐れがあります。

社会保険の手続きなど退職後のやり取りをスムーズに進めるためにも、会社とのコミュニケーションが必要となります。

お互いに社会人として気持ちよく、確実に退職手続きを終えられるように必要な連絡はしっかりと行うべきです。

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退職届の郵送に関するよくある質問

退職届を一方的に送り付けてバックレすることはありですか？

法的な観点から考えると、退職届は郵送でも効力があります。

しかし、後々の手続きやトラブル防止の観点から一方的に送りつけてバックレすることはおすすめできません。

一方的に退職届を送りつけた場合、郵送時のトラブル、会社側から受け取っていないと嘘をつかれる、社会保険などの手続きが滞るといった問題が発生するためです。

これまで働いてきた会社に後足で砂をかける行為は社会人としてふさわしいものではありませんので、上記で紹介したマナーや方法に則ってお互い気持ちよく退職するべきです。

郵送先の宛名がが分からない場合はどうしたらいいですか？

もしも郵送先の宛名が分からない場合は、直属の上司か人事部に確認すると確実です。

誤った宛名で送ってしまった場合、会社内で扱いに困る、知られたくない人に退職する旨が知られてしまうといったトラブルも起こりえます。

送付する際は宛名に書かれた本人以外開封することがないよう、赤字で「親展」と書いて四角で囲むことを忘れないでください。

郵送する時に添え状はなくても良いですか？

添え状には挨拶状の意味があると同時に、誰がどのような内容のものを送付したか分かりやすく伝える役割があります。

社会人のマナーとして、他の郵送物同様添え状は重要といえるでしょう。

添え状はパソコン使用時は無地のコピー用紙に横書き、手書きの時は便箋に縦書きで作成してください。

退職届の郵送方法に指定はありますか？

退職届の郵送方法に指定はありません。

ただし郵送時に何が起こるかは誰にも分からないため、トラブルを回避するためにも内容証明での送付がおすすめです。

確実に送ったことが明らかになると同時に、内容文書の存在を証明することができるメリットがあります。

退職届の郵送についてまとめ

退職届は原則手渡しのため、郵送時も手渡しのマナーに則り作成する必要があります。

トラブル回避のためにも、郵送時には上司や会社に相談した上で送付し、送った後も必要な連絡や事務処理にはきちんと最後まで対応するべきです。

会社を退職後も、どこでどのような形で退職した会社の人と関係を持つかは分かりません。

お互い気まずい思いをせず、気持ちよく退職するためにも、立つ鳥跡を濁さずの精神が大切です。

社会人として守るべきマナーに則って行動するべきでしょう。

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