この記事では電話の音で、心が震えるその瞬間を乗り越え、仕事の日々をもう一度取り戻す方法をお伝えします。
また、電話対応のプレッシャーに立ち向かうための具体的なテクニックや、辞めたいと思った時に試すべき対処法を紹介します。
その上で、電話対応がどうしても苦手であれば、その先の選択肢についても考えてみましょう。
この記事が、電話対応に対する恐れを克服し自信を取り戻す第一歩になれば幸いです。
電話対応が苦手でテンパる原因
まずは電話対応が苦手でテンパる原因について、深堀りしながら考えてみましょう。
電話対応が苦手に感じる理由は主に4つです。
一つずつ解説していきます。
電話相手の顔や話していることがわからない
電話対応の苦手意識は、相手の顔が見えないため感情や反応を読み取りにくいことが原因にあります。
理由として、相手の声という限られた情報からコミュニケーションを取らなければならないからです。
また、最近では書面でのコミュニケーションが主流であるため、電話で即座に対応しなければならない状況がストレスとなりがちです。
電話は、基本的に返答に時間をかけることが許されないため、高いストレス状態に置かれます。
この状態は、電話対応が苦手な人にとっては一層のプレッシャーとなります。
マナーに自信がない
電話対応が苦手な理由として、マナーに自信がないが挙げられます。
理由として、自信がない状態で電話に出ること自体がプレッシャーです。
会社の代表として振る舞うことを意識すると、自分のマナーが本当に適切かどうか不安になります。
たとえば、ある従業員が大切なクライアントからの電話に応答する状況を想像してみましょう。
マナーに関する不確実性があるために、どのように挨拶をすれば良いか、話し方のトーンはどうあるべきか、終わり方に特別な決まりがあるのではないかと、電話を取る前から不安が募ります。
このような不安は電話対応中に集中力を削ぎ、本来の業務パフォーマンスを下げる原因となります。
したがってマナーに自信がない場合、その言動がお客様へ失礼になっていないか気になって集中できないことがあるでしょう。
スケジュールに余裕がない
過密なスケジュールが電話対応時の不安とパニックの原因になることがあります。
多くの職場では、日々の業務が膨大であり、従業員はその処理に追われています。
電話が鳴るたびに、既に満杯のタスクリストにさらなる作業が加わることになり、これがストレスの原因です。
また、電話対応は即時性が求められるタスクであり、既に計画された業務スケジュールにない急な仕事が入ることで、既存の仕事に対する計画や集中を乱す原因となるでしょう。
したがって、過密なスケジュールと多くのタスクが電話対応の質を低下させ、従業員をテンパらせる大きな要因となります。
何を言われるのかわからない
電話対応で何を言われるかわからない不安は、コミュニケーションの障壁として、多くの人が電話でテンパる原因となっています。
電話には視覚情報が欠けているため、話し手の意図を声のトーンや言葉選びからのみ推測する必要があるからです。
加えて、専門用語や特定の部署名など、日常的に使われない言葉が会話に登場すると、理解と適切な反応を見つけることが一層難しくなります。
これらの言葉に不慣れな人は、特にテンパりやすくなり、電話対応全体の質が下がる恐れがあるでしょう。
電話対応でテンパらないためのテクニック3選
次に電話対応でテンパらないための3つのテクニックを紹介します。
電話対応が苦手な方は是非ともこれから紹介するテクニックを参考に電話対応に挑んでみてください。
それでは、ひとつずつ解説します。
自分用のテンプレートやマニュアルを用意する
自分用の電話マニュアルを用意することで、電話対応の怖さを軽減することができます。
たとえは、以下のようにあらかじめ電話対応で必要な情報の確認や聞くことなど、リストを作成しておくことがオススメです。
- 受付日時
- 誰から誰の電話か
- 折り返しの有無
- 伝言の有無
- 急を要する返答が必要かどうか
また、結論→理由の流れで話す癖をつけて相手にわかりやすく伝える努力をしましょう。
普段から電話対応を意識した言葉遣いを
電話対応でテンパらないためには、クッション言葉を使うことが有効です。
クッション言葉により、会話を柔らかく導き、自分の言いたいことを整理する時間を確保できます。
たとえば、「少々お待ちいただけますか？」というフレーズは、回答を考えるための時間を作り、相手にも理解を示せるからです。
このようにクッション言葉を使うことで、電話対応時のストレスが減少し、スムーズなコミュニケーションが促進されます。
日常的にクッション言葉を使ったテクニックを練習することで、電話対応の質を向上させ、自信を持って対応できるようにななるでしょう。
電話対応のための環境を整えておく
電話対応でテンパることを避けるためには、事前に電話対応のための環境を整えておくことが重要です。
具体的には、電話の近くにメモ用紙、ペン、パソコンを常備しておくことです。
そうすることで、必要な情報を迅速に記録・参照でき、電話対応中の不測の事態にも冷静に対処が可能となります。
この準備は、電話対応の質を高め、丁寧な対応を実現する上で極めて重要です。
電話対応が嫌で辞めたい！辛い時の対処法
次にどうしても電話対応が嫌で辞めたいと思ったときの対処法を紹介します。
ここでは3つポイントに沿って解説します。
電話対応が上手い人に相談
電話対応の難しさに直面し、仕事を辞めたくなったときには、電話対応が得意な人に相談することが有効な対処法です。
なぜなら、経験豊富な先輩から具体的かつ実践的なアドバイスを得ることができ、問題解決につながるからです。
たとえば、顧客からの厳しいクレームに対応する際にどう振る舞えば良いかわからないとします。
この時、電話対応が上手い先輩に相談することで、「クレームを受ける際はまず落ち着いて聞き、相手が何を求めているのかを明確にしてください。
自身の感情に振り回されず、「解決策を提案する」といった具体的な対応策を学ぶことが可能です。
具体的な状況に応じたアドバイスは、電話対応の自信を取り戻すのに役立ちます。
相談を通じて新たなテクニックや心構えを学び、自信を持って電話対応に臨むことが可能になるでしょう。
嫌なことを紙に書く
電話対応のストレスや不安を紙に書き出すことは、感情を外に出して心理的な負担を軽減する有効な方法です。
なぜなら、感じているネガティブな感情を客観的に見つめ直し、問題に対する新たな視点や解決策を見いだすことができるようになるからです。
電話対応の嫌な原因を書くことは、シンプルながらも電話対応に伴うストレスを管理し、心の負担を減らす手段として役立つでしょう。
このように、理由を外にはき出すことで客観的な視点から悩みを見つめられるようになる可能性があります。
緊張のほぐし方を見つける
電話対応による緊張やストレスを軽減するためには、自分に合った緊張のほぐし方を見つけることが重要です。
なぜなら、緊張を解消する方法は人それぞれ異なるからです。
緊張のほぐし方の具体例として、深呼吸、瞑想、軽い運動などが効果的な手段として挙げられます。
より、自分に最適なリラックス方法を実践することで電話対応時の不安を減らし、より冷静で効果的なコミュニケーションが可能になるでしょう。
自分にあった緊張のほぐし方を見つけることで、電話対応のプレッシャーを軽減することが可能です。
どうしても電話対応ができない場合、転職するのもあり
どうしても電話対応に苦手意識がありストレスで仕事が嫌になる場合、転職は有効な選択肢の一つです。
仕事に対するストレスは、仕事の効率や個人の健康に悪影響を及ぼすことがあります。
特に、コミュニケーションの手段としての電話が主要な業務である場合、このようなストレスは無視できない問題となり得ます。
理由は、人にはそれぞれ得意とする分野やスキルがあり、その人に最適な環境で働くことが最も生産的であり、満足度も高いからです。
たとえば、創造的な仕事に長けている人が、対人スキルを重視するポジションに就くことは、その人の能力を十分に発揮できない可能性があります。
逆に、対人スキルに長け、コミュニケーションを取ることに喜びを感じる人が、一人で黙々と作業をするような仕事に就くことも、同様に適さないかもしれません。
結論として、電話対応によるストレスが大きい場合、自分に適した仕事に転職することで、仕事の満足度や生産性を高めることが可能です。
そこで、転職エージェントを利用することで、自分の適性や得意分野を客観的に評価してもらい、より適した職種や業界を見つける手助けをしてもらうことができます。
自分に合った仕事を見つけることは、個人の幸福度を高め、長期的なキャリア構築にも役立つでしょう。
まとめ
今回の記事では、「電話対応が苦手でテンパるときの対処法」について解説しました。
内容は以下のとおりです。
- 電話対応に関する不安を乗り越え、仕事の自信を取り戻す方法
- 電話対応が苦手な原因
- 電話対応の改善テクニック
- 電話対応が辛い時の対処法
- 電話対応が苦手な場合、転職も選択肢の一つで転職エージェントの利用が推奨。
電話対応の不安は多くの人に共通するものであり、小さな対策で大きく改善することが可能です。
ちょっとした意識や心遣いでスムーズな電話対応ができるようになることもあるでしょう。
ですが、根本的に合わない場合は転職も一つの解決策として提示されています。
今回の記事が、電話対応に対するあなたの不安と向き合い、良いキャリアを築く助けとなれば幸いです。