退職するにあたって対象届・退職願を提出することがほとんどですが、手書きかパソコンで作成したものかで迷う場合もあるでしょう。
退職届の書き方や、作成時に気をつけるべきことは以下のとおりです。
お互いに気持ちよく退職するためにも、退職届や退職願の書き方や作成方法で失敗することは避けたいものです。
退職を検討している人はぜひ参考にしてください。
パソコンで退職届・退職願を書いても問題はない
退職届や退職願は、法律で義務付けられている書類ではありません。
口頭やメールなどでも退職の意思を伝え了承を得れば退職は成立します。
退職届や退職願はあくまで職場に対して自分の意思表示をきちんと行うために提出するものです。
つまり、自分の意思を伝えることができれば退職届は手書きでもパソコンでも問題はありません。
しかし、場合によっては退職届作成のルールを定めている場合もあるため、作成・提出前に一度会社に確認するべきです。
退職届・退職願を提出する理由
退職届や退職願を提出する理由は、自らの意思を表し、確認できるものを形として残しておくためです。
退職したい場合、口頭で退職の意思を伝え、会社側がそれを受け入れて許可すれば成立します。
しかし、口頭のみの場合、証拠となるものが残っていないため後々トラブルになる可能性も否定できません。
退職は自分自身にとっても、企業にとっても重大な決定事項であるため、間違いやトラブルは避けなければなりません。
言った・言わないのトラブルを避けるためにも、きちんとした書類で証拠を残すことは重要です。
退職届・退職願・辞表の違い
| 書類名 | 意味 |
|---|---|
| 退職願 | 退職の了承を得るために、願い出る書類 人事の責任者が合意するまでは撤回や修正が可能 |
| 退職届 | 退職の了承を得ることなく、労働者側から一方的に雇用契約解約を届け出るための書類 一度提出すると撤回や修正は不可能 |
| 辞表 | 勤めている役職を辞めるために届ける書類 一般的に役職ある立場の人や公務員が提出する |
退職願と退職届は一般的に使われる言葉ですが、2つの大きな違いは提出する側のスタンスと提出後の修正・撤回についてです。
退職願は「願」とあるように、会社に願い出ることで了承を得るために提出するものといえます。
そのため、退職願は合意されるまで撤回や修正も可能です。
退職日にこだわりがない人や、引き継ぎ期間などを相談した上で退職日を決めたい人向けです。
退職届は一方的に雇用契約解除を届け出るものであり、退職の意思や日時は揺るぎない決定事項であることを示します。
強い意志のもと提出される書類ですが、その後の撤回や修正は一切できなくなります。
また、辞表は役職を辞める際に使用されるものです。
辞表提出後に一旦役職を降りて、一般勤務を続けるケースも見られます。
退職届・退職願の書き方
退職届や退職願には決まった書き方が存在します。
退職する際に失礼のないように、ルールに則って書くためにも正しい形式を知る必要があります。
縦書きの場合
（テンプレート・フォーマットダウンロードあり）
以下では縦書きの書き方を紹介します。
退職届・退職願は縦書きが一般的ですので、縦書きの書き方を基本として覚えておいてください。
一行目の右側、行中央に退職届、もしくは退職願と書きます。
退職届か退職願かによっても、会社側での受け取り方が異なるため、意味を間違えないように気をつけましょう。
二行目の一番下に「私事、」と書きます。
一番下に私事と書く理由は、「私自身のことですが」という意味を込めて謙虚さを表すためです。
この度は、一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして、退職致したくここにお願い申し上げます。
身の上や境遇などに関する、個人的な問題や事情をまとめて「一身上の都合」と表します。
個人的な理由であれば、どのような内情かに関わらず「一身上の都合」と書くのがルールです。
ちなみに、会社都合の退職（業績不振のリストラ、早期退職制度の利用など自身の意志ではない退職）の場合は、一身上の都合ではなく「会社都合による退職」と書きます。
提出日と自身の部署、氏名を記載し、捺印します。
ポイントは、パソコンで作成する場合も氏名だけは自筆で書くことです。
効力が問題になるような重要書類に関しては、本人が書いた事実を明確にするためにも自筆の署名が必要となります。
提出日と部署名、氏名はそれぞれ改行して記載していきますが、書くべき位置は以下のとおりです。
- 提出日：便箋上部
- 部署名：日付より低い中央上部
- 氏名：部署名よりも下、中央〜下部
朱肉を使う印鑑で、自分の氏名の下に曲がらないように捺印しましょう。
スタンプ印はビジネスではカジュアルなものとして位置付けられているため、退職に関する書類では不適切です。
退職する企業名と代表者氏名を書き、改行します。
代表者名を書く際は名前の後ろに、様もしくは殿をつけるようにしてください。
記載する位置ですが、自分の所属や氏名を下に書いたものとは対照に、目上の人に宛てたものとして上部に書きます。
横書きの場合
（テンプレート・フォーマットダウンロードあり）
以下では横書きでの書き方を紹介します。
書く内容は縦書きの場合と変わりませんが、記載の順番が異なるので気をつけてください。
便箋の上部中央に退職届、もしくは退職願の文言がくるように記入します。
退職届（退職願）と書いたところから改行し、1行あけてから書き始めます。
右端に寄せて提出する日付を記入してください。
退職する日付を記入した行から改行し、さらに1行開けたところから宛名を記入します。
退職する企業名と企業の代表者名を記入しますが、その際は2行に分けて記入してください。
退職する企業名と代表者名から改行し1行開けたところの右側から自分自身の所属部署と氏名を記入します。
部署名と氏名は2行に分けて記入し、氏名の横に捺印してください。
この度、一身上の都合により、来たる令和○年○月○日を持ちまして退職いたしたく、お届けいたします。
以上
転職であろうと病気であろうと、自分都合で会社を辞める場合はどんな理由であっても全て「一身上の都合により」と記載してください。
本文を書き終えたら、右端に「以上」と記載することも忘れないように気をつけましょう。
パソコンで退職届・退職願を作成する際の注意点
退職届は手書きが基本ですが、自分の意思を伝える目的を達することができればパソコンで作成したものを提出しても問題はありません。
しかし、場合によってはトラブルなどの原因となってしまいます。
パソコンで作成したものを提出する場合は、以下の点に気をつけてください。
パソコンで退職届・退職願を作成して良いか会社に確認
会社によっては手書きのものしか受け取らないところもあります。
作り直しとならないためにも、事前にパソコンで作成してもいいか確認を取りましょう。
退職届・退職願に記載する日付に注意
退職届や退職願の中には「提出日」「退職日」の2種類日付を書く必要があります。
「この度〜」など文章内で書くべき日付は退職日、日付単体で書くところには提出日と覚えるとスムーズです。
どの位置に何の日付を記入するのか、間違えないようにしっかり確認してから記入してください。
退職届・退職願に関するよくある質問
- 退職届・退職願は縦書き・横書きどちらで作成するべきですか？
-
横書きでも問題ありませんが、一般的には縦書きで書きます。
会社からの指定がない場合は縦書きで作成し提出するのが無難です。
- 退職届・退職願の正しい折り方は？
-
退職届・退職届は手にとって読みやすいサイズ、折り目の少なさ、厚みなどを考慮すると、3つ折りにするべきです。
3つ折りの方法は以下のとおりです。
- 用紙の下1/3を上に折り返す
- 上部1/3を折り返し、上から覆い被せるようにする
- 封筒に入れる場合は、右上の書き出しが「封筒裏側の右上」に位置するよう入れる
万が一3つ折りでは入らないサイズの場合、4つ折りでも可能ですが、折り目が多く読みづらくなるため3つ折りが適しています。
- 退職届・退職願を郵送する際はどうすれば良いですか？
-
退職届・退職願を郵送する場合は退職届や退職願を入れた封筒が入る一回り大きな白封筒に入れて送るべきです。
具体的には「退職届を郵送する際のポイントや注意点」に関する記事をご参考ください。
パソコンで退職届・退職願を書く方法まとめ
- 自らの意思を表す目的を達することができるのであれば、手書きでもパソコン作成したものでも問題はない。
- 退職届・退職願・辞表はそれぞれ意味や捉え方が異なるため、間違えのないように注意すべき
- 会社によっては決まった形式に限定していることもあるため、作成前に確認すること
退職の意思を伝えるのに対して、企業の合意することで退職が成立します。
このことからも、退職届や退職願は必須の書類ではないことが見てとれます。
もちろん、手書き・パソコン作成どちらでも効力はあるものですが、場合によっては決まった形式に限定していることもあるため、事前に確認をするべきです。
マナーやルールに反した退職届・退職願を提出した場合、受け取った企業側の心象が悪くなる恐れもあります。
お互い気持ちよく退職するためにも、退職届・退職願の形式は正しく作成しましょう。