バーチャルオフィスがバレる理由は？バレた時のリスク(悪影響)と対策を解説

バーチャルオフィスは便利で利用しやすいですが、法的なことや取引先との信頼を損ねてしまわないか、不安もあるでしょう。

• 「そもそもバーチャルオフィスを利用するとバレやすい？」
• 「バーチャルオフィスがバレてしまう理由は？」

今回は上記のような悩みについて、答えていきます。

また、これからバーチャルオフィスを利用しようか迷っている人に、メリットや注意点なども詳しく解説していきます。

バーチャルオフィス利用がバレる悪影響

バーチャルオフィスの利用がバレた時、バレた相手によって悪影響が異なります。

近年バーチャルオフィスは広く認知されつつあるので、多大な悪影響はほとんど起こりません。

ただ、起こらないと断言も出来ません。

そこで今回は、ケース別にに最悪の場合や起こる可能性がある悪影響を1つずつ解説していきます。

取引先にバレたらどうなる？

バーチャルオフィス利用が取引先にバレても、大きな影響はありません。

もし悪影響があるとすれば、取引先が突然のオフィス訪問をした時に誰も人がおらず不信感を感じる可能性があります。

トラブル防止のため、バーチャルオフィスの利用を隠すのではなく以下ような文言を記載しておくと良いでしょう。

例文：当社（当サービス）はバーチャルオフィスを利用しているため、訪問営業や直接訪問はご遠慮ください。ご連絡は問い合わせフォームよりお願いします。

近年はバーチャルオフィスの認知度も高いため、取引先に知られてもほとんど影響はないでしょう。

金融機関や公的機関にバレたらどうなる？

金融機関や公的機関にバレても、ほとんど影響はありません。

実店舗の事業者がバーチャルオフィスの住所を書いていると不信感を感じる可能性もありますが、その理由をしっかり説明すれば問題ないでしょう。

近年は個人情報保護の必要性も高まっているため、隠さずに必要性を伝えれば問題ありません。

勤務先にバレたらどうなる？

副業が許可されている職場であれば、バーチャルオフィスの利用は問題ありません。

もし悪影響があるとすれば、副業禁止の勤務先に副業がバレた場合です。

バーチャルオフィスの利用に関係なく、副業を始める際は会社が副業可能かどうかしっかり確認しましょう。

家族や身内にバレたらどうなる？

事前に事業や副業のことを知らせておけば、家族や身内にバレても問題ないでしょう。

身に覚えのないバーチャルオフィスから荷物が届くと驚く可能性もあるため、家族には「事業用にバーチャルオフィスを利用していて手紙や荷物が届くかも」と知らせておきましょう。

バーチャルオフィスは近年できたサービスなので、年代が上の方には理解が得られにくいかもしれません。

そんな時は、個人情報保護のためであること、自分たち家族を守るために利用していることなどを説明しましょう。

バーチャルオフィスがバレる理由と対策

次はバーチャルオフィスがバレる理由と対策について解説していきます。バレる理由は以下の通りです。

バレてしまう具体的な理由と、どのように対策した方がいいのか、詳しく見ていきましょう。

登記情報

近年、インターネットの普及により、登記情報を取得しやすくなっています。

顧客が「どんな会社なんだろう？」と思い、検索をかけてしまうことで居住地がバレてしまうことは珍しくありません。

また、バーチャルオフィスでは同一の企業が登録していることが多いため、バレやすいです。

SNSやオウンドメディアの運営をしている会社であれば、認知度は高まるので登記情報を探られる可能性は高くなっていきます。

対策方法としては登記情報が載っている居住地に、あらかじめバーチャルオフィスを使用していることを記載しておくようにしましょう。

例えば、オウンドメディアの運営では登記情報に関する詳細を小さく記載しておくなどです。

住所を非公開にするという手もありますが、このやり方では余計に怪しまれやすいため、おすすめできません。

郵便物

実家暮らしで仕事の副業をされている人は、郵便物でバレやすい可能性があります。

バーチャルオフィスでは物理的に郵便物を受け取ることができないため、送付先を実家に登録している人もいるでしょう。

日中に家族が郵便物を受け取って開封し、よく分からない通知に驚く可能性があります。

郵便物の内容は申告書の提出書類や請求書など様々です。

バレないようにするためには予め郵便物の送付を拒否したり、直接受け取り可能なプランに切り替えましょう。

電話対応

電話対応では顧客にバレてしまう可能性が高いです。

バーチャルオフィスで登録した電話番号は、複数の他企業が使用していることもあるため、電話をする顧客からは「バーチャルオフィス？」と疑われかねません。

対処法は電話対応のサービスを設けるのではなく、メールやライブチャットなどで対応していくようにしましょう。

近年では電話が面倒でかけない人もいるため、メールやライブチャットで対応する企業は多いです。

顧客とのメールやチャットが面倒なら、カスタマーサポート対応役を雇用することもできます。

電話がどうしても必要な場合は、固定電話・代行サービスを行うことでプロフェッショナルに対応できるため、多少は顧客からの信頼性欠如の担保となるでしょう。

バーチャルオフィスのメリット

次はバーチャルオフィスのメリットについて解説していきます。メリットは以下の通りです。

近年ではバーチャルオフィスのメリットを実感する人が増えており、それに伴って認知度も高まっています。

金融機関や公的機関もバーチャルオフィスに対する抵抗感が減ってきているので、メリットを知った上で、利用するのもアリです。

それでは、メリットの詳細を1つずつ見ていきましょう。

コスト削減

バーチャルオフィスを利用することで、大幅にコスト削減が可能です。

シンプルに実物のオフィスをレンタルする、または購入しないので費用がかかりません。

バーチャルオフィスは名前の通り、仮想空間なので物件費用が課さないのです。

必要なのは住所登録や郵便物の受け取りなどであり、光熱費や設備投資などの共益費はバーチャルオフィスなのでかかりません。

オプション料金の追加や利用時間によって賃貸料は変わっていきますが、相場の目安としてはバーチャルオフィスだと最安660円から利用できます。

レンタルオフィスやシェアオフィスなどと比べて、どれだけ安いのかが分かるでしょう。

個人情報・プライバシーの保護

バーチャルオフィスは実際の住所を公開する必要がないため、個人情報やプライバシーを悪用されるリスクが減ります。

実際に自分の住所や所有のオフィスで法人登記を行ってしまった際、ネット上に上がったり、名刺交換をするときなどにも晒す必要があります。

不特定多数の人に実際の住所を晒してしまうことはリスクに繋がる可能性も充分に考えられることから、バーチャルオフィスの安全性がどれだけ高いのかが分かるでしょう。

ブランドイメージ向上

港区や渋谷区によくある一等地の住所を登録することで、会社のブランドイメージ向上に繋がります。

値段は高くなりますが、シェアハウスやレンタルオフィスと比べ安く利用できるので、イメージ戦略を手段としている会社は積極的に契約した方がいいでしょう。

バーチャルオフィスの選び方

次はバーチャルオフィスの選び方について解説していきます。選び方は以下の2つです。

上記の選び方を徹底することで、いいバーチャルオフィスが利用できるようになります。

1つずつ詳しく見ていきましょう。

料金

バーチャルオフィスを利用する際は主に、入会費や月額料金が発生します。

そのほかにも郵便物の受け取りや固定電話などのオプションサービスを利用したい人は、月額料金が上がります。

とにかく法人登記だけ済ませたい人や郵便物がほとんどこない人には基本的な最安プランがおすすめです。

会議室やコワーキングスペースの使用が多かったり、電話対応を頻繁に受け付ける企業は賃貸料が少し高くなるオプション多めのプランを選ぶと良いでしょう。

それぞれバーチャルオフィスのプランを提供している会社によって、契約内容やオプションが少し違う場合があるので、把握した上で自分に合った料金プランを選ぶようにしましょう。

サービス内容

効率よく業務を進めるために自分に合ったプランを探すことは、料金を抑えることよりも大事です。

バーチャルオフィスでできることは、以下のようなオプションがあります。

利用するバーチャルオフィスのプランによって、オプションは様々です。

バーチャルオフィスでもオプションとして会議室やコワーキングスペースなども設けているので、オフィスを使い分けたい人や数時間の作業が必要な人にとってはおすすめです。

また、月額料金だけでなく、半年〜1年で契約するプランもあるので、時間に余裕があればじっくり考えていくようにしましょう。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

次はバーチャルオフィスを利用する際の注意点について、解説していきます。

注意点は以下の通りです。

バーチャルオフィスは理解されつつありますが、まだ受け付けていない機関は多いです。

これから解説する注意点をしっかり踏まえ、利用していくようにしましょう。

法的な規制にかかっていないか

基本的にはバーチャルオフィスを使用するのは、商業登記法に関して問題ありません。

しかし、一部ではバーチャルオフィスを悪用して詐欺をする人もいるので、業種によっては許可が必要です。

例えば、許可が必要な業種は以下の通りです。

上記のような職業では法人登記、または利用すらできない場合もあります。

契約条件や利用規約・ポリシーなどは地域によっても変わるので、不安な人は弁護士、またはバーチャルオフィスの契約先と相談するようにしましょう。

バーチャルオフィスでも信頼性を高めるコツ

バーチャルオフィスでも、信頼性を失わないために必要な注意点は以下の4つです。

固定電話では営業時間内に迅速に対応できるため、名刺交換の際にも取引先やあらゆる機関で信頼を高めることができます。

また、一番注意してほしいことはバーチャルオフィスであることを隠さないことです。

特に法的や金融機関に隠さないように注意していきましょう。

【まとめ】バーチャルオフィスでもしっかり対処すれば問題なし

バーチャルオフィスがバレた際の悪影響や理由、対処法について解説しました。

まとめると以下の通りです。

バーチャルオフィスであることを無理に伝える必要はないのですが、教えた方が良い場面をわきまえ、相手との信頼感を失わないようにしていきましょう。

ぜひ、費用を抑えてバーチャルオフィスをうまく活用してください。